凡事預則立,不預則廢,如果您成在激烈伯競爭中保持領先,甚至只是生存,那么就需要一個工作進度表,如果您還是學生,相應地可以叫做學習進度表,用這個表來
提高學習效率。
要做好時間管理,讓我們以一天工作進度表的擬定做為開始。
每天一早就先擬出一天要做的事,每周的第一天計劃好一周的工作。拿出紙寫下必須完成的事項,排列優先順序,從最重要的工作開始規劃。拿出你的日歷記事本或打開相關電腦軟件,然后在每周一開始,就從最重要的工作任務開始安排時間。你也可以每天都分配一點時間給每一項工作,但是要記得分配多一點的時間給重要的工作項目。擬定工作進度表,并且趕上進度,是保持領先的生存要件。如果你沒有工作進度表或學習計劃表,居然還能在競爭劇烈的環境中生存,恭喜你!你實在是稀有動物。下面以工作進度表為例,談談計劃表這一談談時間管理的基本工具。
設定明確的任務完成日。
英文有個詞叫dadline(直譯:死亡線),這個英文詞很有意思,我們不知道這個字的由來是什么,但是猜得到它的本意肯定不怎么令人愉悅。不論令人愉快與否,這個字還真管用!試想,你在學校念書的時候,明明知道那一堆講義和課本在考試的時候要考,你平常會很用功地讀嗎?會?才怪!事實上,還不是等到考試日期公布了才拼命死啃。乖乖地承認吧!如果可以有選擇,沒有期限的事會讓你卯足全力拼命去做?有了明確的任務完成日, 再加上一點自律,你的生產效率將會意想不到的高。設定個人的任務完成日期,寫下來,并全力達成。
如何完成進度。
自己不是“早晨型”的那種人?九點整無法準時開始工作?試試看,八點四十五分就到公司。等你喝完第一杯咖啡、檢視了所有的電子郵件、跟每個人都打過招呼后,哈哈!正好九點!除此之外,讓你的老板看到你一早就到辦公室,也不是什么壞事吧?
規劃早上的會議議程時,盡量不要把時間訂得太靠近中午,除非你預備一邊吃午餐一邊工作。接近中午或剛吃過午餐,通常比較容易感到坐立不安,尤其你的同事很可能對于午餐時間被霸占,感到非常的不滿。 而且午餐后,肚皮緊眼皮松,大部分人的注意力在下午都容易渙散。
適時把某些進度與他人分享
把工作進度表告知你的老板也是個好主意。當然啦,好不好也要看你和老板之間的關系怎么樣而定。告知老板你的工作進度表,可以展現你對按進度達成工作 目標的決心與信心。這樣做的同時,也可以確認你計 劃的行動項目和老板的優先工作項目是否協調一致。更積極的作法是,定期在每周一或周五和老板約個時間,檢討一下你的工作進度表,即使只是看一下你預 工作項目的優先順序也好。
出差時應有的商務禮儀是,讓其他同事知道你人在哪里、什么時候會回來。教你一個小秘訣:每天更新語音信箱中的問候語,告知他人你這一天的行程,以及如何與你聯絡。規劃時間的時候要切合實際。對于要做個一小時的簡報,又在不熟悉主題的情況下,半個小時的準備時間是不太夠的。也不要因為你很喜歡做某項工作,就多花一些不必要的時間在上面。要按工作的實際需求規劃時間,而不是按個人偏好做決定。
從工作計劃的擬定,到工作進度表的跟蹤確認是需要長期堅持的工作,但它們并不困難,只需要您簡單地改變一點點,也許就能帶來不一樣的
工作效率與升職效果。在學習中也是如此。
精英特速讀記憶訓練網總編輯