現代人的日常,總是忙忙碌碌,要么從早到晚地疲于工作、加班加點;要么忙于學習或各種社交。總之,一個人忙得就像陀螺一樣,也就沒空規劃自己的時間!但,你知道嗎?實際上一個人越忙,越是需要管理時間的。
具體應當怎么做,才可以在有限的時間里實現高效率,自主駕馭繁忙的日常呢?根據親身實踐,我總結了幾個必不可少的時間管理方法:
每日任務清單法
這個時間管理法,也有一個大家熟悉的英文名:To-dolist,即:將一天中的待辦事項按照優先級或屬性分類,再逐一列出來(比如寫在紙上),作為當日工作/學習的指引。每完成一項To-do的同時,在表上打鉤或直接把該項To-do畫去,直至完成當日所有(或盡量多的)To-do為止。對于無法按原計劃完成的任務,也要在To-dolist上注明原因。
4種來自哈佛等美國頂尖名校學生最常用的To-dolist模板介紹:
To-dolist模板1:這是一種最簡單直接,尤其適合剛接觸To-dolist的“入門選手”,或者日理萬機的大忙人的時間管理方法,該模板由“事項序號、具體任務和完成狀態”三列組成表格。為了便于大家參考,我在模板中填了一個例子,如下圖所示。
To-dolist模板2:這個模板是第一列按照“優先級”進行分類——通過將一段時間的事項按照重要程度劃分成高、中、低三個優先級,從而實現更精準地把握有限時間,盡量把時間首先分配給最重要的To-do事項。
第二列“截止日期與時間”是基于第一種模板的進化。“狀態”欄注明的只是某個To-do的當前進度(比如“完成”“未完成”),而“截止日期與時間”能讓我們更清楚地意識到,到底還有多少時間來完成某項任務,在必要時可以增強我們的緊迫感和提高我們的
效率。
這個模板可以用于單日的任務與時間規劃,也可以用于超過一天甚至幾天的區間。當作單日To-dolist使用時,所有事項的截止日期都是“今天”,因此可以忽略不填,只需注明時間節點的不同,比如“上午11點前”“下午2點前”。當用作一段時間的To-do規劃時,截止日期便各有不同了,比如“本周一早上9點前”“本周四中午12點前”。
To-dolist模板3:這種模板是基于待辦事項的類別屬性的,它非常適用于在校學生,目前身兼多職、需要在不同事項之間“游走”的人,當然,這些事項分類是可以根據實際情況靈活變動的。如果你是上班族,就可以把“作業”換成“工作”;如果你最近比較“宅”,沒有太多社交活動,而是把更多時間放在“修煉內功”上,就可以把“會議/約見”換成“個人精進”,下分運動健身、讀書、學習某項技能等To-do。
To-dolist模板4:這是一種比較輕松的Todolist模板。因此,如果你最近比較辛苦,不想再用一張“一本正經”的To-dolist給自己增加壓力了,就可以試試這個模板。在具體操作中,你只需要把To-do分門別類寫在這個表單上,不用注明截止日期和時間,當完成一個事項后,直接用筆將其畫去即可,非常簡單直接。所以,無論是從模板的架構元素還是使用方法來看,這份To-dolist都可算是四種模板中最輕松的一種。
周計劃/月計劃表
To-dolist固然非常有用,但也有其局限性,因為這個工具主要是對短時間內微觀任務的實時規劃和管理,但對覆蓋更長時間段的宏觀目標計劃卻起不到很大用處;時間管理的關鍵,不但在于高效利用眼前的每分每秒,更在于規劃好每個以周、月、季度、年為單位的時間段內,都應該做哪些事、完成哪些長遠目標。
而周計劃/月計劃表是To-dolist的補充和延伸,兩者相輔相成,建議搭配使用。
四象限記錄法
四象限記錄法(簡稱
“四象限法”)是一種劃分“優先級”的時間規劃工具。將一個階段內(可以是一天,也可以是更長時間)的所有待辦事項根據“重要”和“緊急”程度,歸入四個優先級象限。第一、第二象限的事項相對重要,第三、第四象限次重要。平時,應把更多精力用于完成第二象限的任務,從而避免第一象限“過于擁擠”、平添無謂壓力。
四象限法的精髓是:盡量減少第一象限的事項,用更多時間和精力把第二象限的任務提前完成好。
時間管理的工具不勝枚舉,以上向大家介紹的,僅是我自己用起來最得心應手的幾種方法。實際上,如果你打開任何搜索引擎輸入“時間管理”,都可能發現比上述方法看上去更厲害的妙招。但是我要說,時間管理只是手段,絕非最終目的,大家千萬不要在如何管理時間上掏空了心思,關鍵是要選擇一到兩種最適合自己的方法,堅持規劃和執行,讓時間變得越來越“多”。