待辦清單（to-do-list）是非常簡單且有效的任務管理系統之一，它可以幫我們有效掌控與管理自己的時間與注意力，還能大幅減輕壓力，消除因為進度落后產生的沮喪感與內疚感；最重要的是可以在更短的時間內，完成更多有價值的任務。
但現實中很多人卻用錯了這個方法，不僅無法完成待辦清單上的工作，也沒有提升自己完成任務的效率。
一、無法完成待辦清單的8個常見原因：
誤解了待辦清單的目標。待辦清單的目標應該是讓人專注在完成“更重要”的事情上，而非完成“所有”的事情。
忽略了截止日期。沒有期限的清單，就只是許愿池。帕金森定律告訴我們：你有多少時間可以完成工作，你就會延展你的工作來填滿可用的時間。如果你不設定截止日期，這些任務事項肯定會一直存在于你的待辦清單中，直到它失去了執行的意義，有了期限做為基準，這些任務才得以被完成與管理，因為你會有動機完成它。
你的清單太長了。過多的任務會分散注意力，超出你的時間所能完成的比例，只會令人沮喪，因為有些任務注定沒有時間去完成。待辦清單不是為了在有限時間內做更多的事，而是將有限時間做最好的運用，做有價值的事情。
清單存在太多變異性。清單上的各項任務之間缺乏關聯性，會導致任務切換時的注意力耗損過大、需要花更長的時間來完成任務，也會增加壓力、更容易分心，使得
工作效率會更低。
給了自己太多選擇。過多的選項會導致決策疲勞而陷入決策趨避的困境，因為做出理性決定的能力被削弱了，人會更傾向于選擇能立刻獲得滿足感的任務，或是逃避去做選擇，把時間拿去去滑手機、看視頻和玩游戲，結果就是什么任務也沒做。
沒有為每項任務加上情境。為何做？如何做？都比做什么來得重要；如果缺少了任務的情境，我們很難判斷哪些任務是重要的、值得關注的？甚至不知道完成任務的必要條件。
對任務的定義過于廣泛。缺乏明確的起點與終點，會使得任務的范圍太過分散，不利于任務被完成，也難以衡量成效。
任務沒有與特定目標連結。你所做的每件事都有目的，沒有理清目的與目標，你就會缺乏動機去做，也就是不知為何而戰？如果你能夠預期完成一項具體任務帶來的正面結果時，就比較不會去拖延；當你將待辦清單中的每項任務，跟特定目標連結起來時，你會清楚每個任務必須完成的原因，也就更有動力去完成。
二、如何打造適合自己的完美待辦清單？
知道了影響待辦清單成效的主要原因，那么在設計屬于自己的待辦清單系統時，就應該把這些因素納入考慮。
1、打造完美清單的基本步驟
首先，區分當前任務與未來任務；然后，把任務
化整為零，把項目拆解為多個獨立的較小、容易做到的任務；其三，估計完成每項任務所需的時間，為每項任務設定可實現的截止日期；其四，刪去清單上不必要的任務，把當前任務的數量限制在7項內（不包含微型任務）；其五，依據項目、類型與地點來管理任務，可以以不同清單或顏色來區分。
2、讓待辦清單有效運作的幾個小訣竅
把那些只需要花費幾分鐘就可以完成的微型任務放在批次處理清單；注意與管理倦怠感，安排休息時間；進行每周回顧，評估各種目標的實現進度、重新排列任務優先級的必要性；避免陷入方法論的困境中，待辦清單是手段，目的是完成重要的事，讓生活更美好，而不是建立完美的清單；接受不完美，跌倒沒關系，站起來繼續走就好。
小結：待辦清單的目標是確保你把有限的時間與注意力，集中在最重要的工作上，而不是完成所有工作，有效率不等于讓自己保持忙碌，而是根據你的短期與長期目標，去完成對的事情。
文/速讀G老師
