明確的任務(wù)/目的。沒有清晰的目標(biāo)意識，就不可能有效組織和管理輕重緩急的任務(wù)。你要走向何處？你生活的目的是什么？你今天為什么要上班？你為什么要學(xué)習(xí)快速閱讀？你們部門存在的具體目的又是什么？你有沒有一個(gè)系統(tǒng)的任務(wù)書？你能不假思索地說出它的內(nèi)容嗎？
 

    確立首要任務(wù)，并與人溝通。在列每日事項(xiàng)清單時(shí)，如果沒把各項(xiàng)事務(wù)的重要性確定下來，那么清單列得再好也是無用、低效的。人們往往很容易掉入這樣一個(gè)陷阱，那就是完成了很多任務(wù)，卻不曾想這些任務(wù)都是錯(cuò)的。有時(shí)，人們不先去做最重要的事，反而選擇最簡單、更有趣或者順手拈來的事情去做。你必須了解，對于你和部門來說，什么是真正重要的，這樣才能做出正確的決定，有效利用時(shí)間。
 

    每日行動(dòng)計(jì)劃。沒有計(jì)劃地開始一天，十有八九這天就在做些錯(cuò)事。其他任何人都有可能帶著各種請求和任務(wù)來打斷你的行動(dòng)。你就會(huì)被動(dòng)地被這些不速之客牽著鼻子走，因?yàn)槟愀緵]有辦法保衛(wèi)自己。
 

    對超負(fù)荷說“不”。對許多人來說，規(guī)劃、處理和完成項(xiàng)目的方式本身都沒什么大錯(cuò)，錯(cuò)就錯(cuò)在攬的項(xiàng)目實(shí)在太多。（如果你現(xiàn)在想“啊，我就是這樣的！”—那你就對了。）你必須學(xué)會(huì)說“不”并且真正學(xué)會(huì)拒絕。
 

    側(cè)重于完成—而不是完美。你是否總要等項(xiàng)目達(dá)到完美無缺才會(huì)結(jié)束和發(fā)布它？你是否還能想到亟待改進(jìn)的方法？就算你什么也想不到，你是否也會(huì)煩躁地想一定還有你忽略了的地方？在你追求那不可能的完美主義夢想時(shí)，你浪費(fèi)了多少時(shí)間精力？
 

    文件和工作環(huán)境管理。不管你把緊要事情安排得多么明了，不管你的每日工作計(jì)劃做得多么高效，你的東西都有可能會(huì)丟在雜亂的書桌上、龐雜的文件中、滿滿的抽屜或書櫥里，甚至丟在你的車子里，而你在找這些東西時(shí)，又必定會(huì)浪費(fèi)掉許多無比珍貴、無法挽回的時(shí)間。
 

    果斷。做決定的過程和之后的計(jì)劃過程同等重要。沒有做好計(jì)劃，沒有安排好輕重緩急，很有可能就會(huì)陷入糟糕的情況中，或者因?yàn)楦緵]有辦法去應(yīng)對突發(fā)情況而錯(cuò)失良機(jī)。
 

    冷靜處理危機(jī)。如果我們總是忙于尋找滅火器去撲滅每天不斷發(fā)生的火災(zāi)，那生活該是多么令人沮喪！因?yàn)橐幌虮缓雎缘那闆r忽然變得緊急，我們的生產(chǎn)力可能會(huì)無限地受阻。如果你總是忙于滅火，那你永遠(yuǎn)也沒辦法防止新的火災(zāi)發(fā)生！
 

    有效分配任務(wù)。毫無疑問，“我自己能做得更好”這種思想是最可能制造業(yè)務(wù)麻煩和錯(cuò)失良機(jī)的因素。而分配任務(wù)時(shí)不能有效溝通則可能排在第二。
 

    排除干擾。你的一天原本都按計(jì)劃順利地進(jìn)行著，但是電話忽然響了，或者突然來了一個(gè)不速之客，這樣你的工作效率瞬間大打折扣。這樣的情況在很多時(shí)候是可以避免的；如果實(shí)在無法避免，那也必須得到有效控制。
 

    盯住項(xiàng)目/最后期限。你是否有過這樣的經(jīng)歷，某天猛一抬頭，忽然意識到最重要的項(xiàng)目三天后就到期了……而手頭還有三個(gè)星期的工作量等著你完成？專業(yè)人士侃侃而談各種流程圖，卻找不到一個(gè)有效的辦法給你？這個(gè)問題你必須注意。
 

    提高會(huì)議效率。會(huì)議室是唯一一個(gè)“分分鐘必守，數(shù)小時(shí)浪費(fèi)”的地方。無計(jì)劃、不必要的會(huì)議加上錯(cuò)誤的與會(huì)人員每年要耗費(fèi)幾百萬個(gè)小時(shí)，浪費(fèi)幾十億美元。而有計(jì)劃又必要的會(huì)議則通常會(huì)因?yàn)闇?zhǔn)備不足或后續(xù)不到位而變得低效。有效會(huì)議計(jì)劃會(huì)告訴你如何讓會(huì)議時(shí)間變得有價(jià)值、有成果。
 

    消除拖延陋習(xí)。把今天該做的事拖到明天是人們普遍會(huì)犯的毛病，而這種毛病在工作和生活中都會(huì)極大地?fù)p害效率。人們經(jīng)常把時(shí)間耗費(fèi)在不重要的活動(dòng)中，而真正重要的工作卻沒做。
 

    平衡生活，減少壓力。這是大多數(shù)人最終要達(dá)到的目標(biāo)。隨著外界壓力越來越大，隨著工作節(jié)奏不斷加快，你正確抉擇的能力、平衡生活的能力和處理壓力的能力就成為存活的關(guān)鍵因素了。
 

    熟悉以上所提的每一項(xiàng)對于自我管理/效率提高計(jì)劃都至關(guān)重要。高效的新習(xí)慣需要隨著時(shí)間一點(diǎn)一滴、循序漸進(jìn)地培養(yǎng)。其實(shí)每個(gè)人都知道這一點(diǎn)，但是很多人仍然一邊說著需要做改變，一邊又重復(fù)著自己舊的習(xí)慣。
 

    請銘記：開始并不重要，重要的是結(jié)果。那么，請堅(jiān)守你的承諾！