待辦清單（to-do-list）是非常簡(jiǎn)單且有效的任務(wù)管理系統(tǒng)之一，它可以幫我們有效掌控與管理自己的時(shí)間與注意力，還能大幅減輕壓力，消除因?yàn)檫M(jìn)度落后產(chǎn)生的沮喪感與內(nèi)疚感；最重要的是可以在更短的時(shí)間內(nèi)，完成更多有價(jià)值的任務(wù)。
但現(xiàn)實(shí)中很多人卻用錯(cuò)了這個(gè)方法，不僅無(wú)法完成待辦清單上的工作，也沒(méi)有提升自己完成任務(wù)的效率。
一、無(wú)法完成待辦清單的8個(gè)常見(jiàn)原因：
誤解了待辦清單的目標(biāo)。待辦清單的目標(biāo)應(yīng)該是讓人專(zhuān)注在完成“更重要”的事情上，而非完成“所有”的事情。
忽略了截止日期。沒(méi)有期限的清單，就只是許愿池。帕金森定律告訴我們：你有多少時(shí)間可以完成工作，你就會(huì)延展你的工作來(lái)填滿(mǎn)可用的時(shí)間。如果你不設(shè)定截止日期，這些任務(wù)事項(xiàng)肯定會(huì)一直存在于你的待辦清單中，直到它失去了執(zhí)行的意義，有了期限做為基準(zhǔn)，這些任務(wù)才得以被完成與管理，因?yàn)槟銜?huì)有動(dòng)機(jī)完成它。
你的清單太長(zhǎng)了。過(guò)多的任務(wù)會(huì)分散注意力，超出你的時(shí)間所能完成的比例，只會(huì)令人沮喪，因?yàn)橛行┤蝿?wù)注定沒(méi)有時(shí)間去完成。待辦清單不是為了在有限時(shí)間內(nèi)做更多的事，而是將有限時(shí)間做最好的運(yùn)用，做有價(jià)值的事情。
清單存在太多變異性。清單上的各項(xiàng)任務(wù)之間缺乏關(guān)聯(lián)性，會(huì)導(dǎo)致任務(wù)切換時(shí)的注意力耗損過(guò)大、需要花更長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)完成任務(wù)，也會(huì)增加壓力、更容易分心，使得
工作效率會(huì)更低。
給了自己太多選擇。過(guò)多的選項(xiàng)會(huì)導(dǎo)致決策疲勞而陷入決策趨避的困境，因?yàn)樽龀隼硇詻Q定的能力被削弱了，人會(huì)更傾向于選擇能立刻獲得滿(mǎn)足感的任務(wù)，或是逃避去做選擇，把時(shí)間拿去去滑手機(jī)、看視頻和玩游戲，結(jié)果就是什么任務(wù)也沒(méi)做。
沒(méi)有為每項(xiàng)任務(wù)加上情境。為何做？如何做？都比做什么來(lái)得重要；如果缺少了任務(wù)的情境，我們很難判斷哪些任務(wù)是重要的、值得關(guān)注的？甚至不知道完成任務(wù)的必要條件。
對(duì)任務(wù)的定義過(guò)于廣泛。缺乏明確的起點(diǎn)與終點(diǎn)，會(huì)使得任務(wù)的范圍太過(guò)分散，不利于任務(wù)被完成，也難以衡量成效。
任務(wù)沒(méi)有與特定目標(biāo)連結(jié)。你所做的每件事都有目的，沒(méi)有理清目的與目標(biāo)，你就會(huì)缺乏動(dòng)機(jī)去做，也就是不知為何而戰(zhàn)？如果你能夠預(yù)期完成一項(xiàng)具體任務(wù)帶來(lái)的正面結(jié)果時(shí)，就比較不會(huì)去拖延；當(dāng)你將待辦清單中的每項(xiàng)任務(wù)，跟特定目標(biāo)連結(jié)起來(lái)時(shí)，你會(huì)清楚每個(gè)任務(wù)必須完成的原因，也就更有動(dòng)力去完成。
二、如何打造適合自己的完美待辦清單？
知道了影響待辦清單成效的主要原因，那么在設(shè)計(jì)屬于自己的待辦清單系統(tǒng)時(shí)，就應(yīng)該把這些因素納入考慮。
1、打造完美清單的基本步驟
首先，區(qū)分當(dāng)前任務(wù)與未來(lái)任務(wù)；然后，把任務(wù)
化整為零，把項(xiàng)目拆解為多個(gè)獨(dú)立的較小、容易做到的任務(wù)；其三，估計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間，為每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定可實(shí)現(xiàn)的截止日期；其四，刪去清單上不必要的任務(wù)，把當(dāng)前任務(wù)的數(shù)量限制在7項(xiàng)內(nèi)（不包含微型任務(wù)）；其五，依據(jù)項(xiàng)目、類(lèi)型與地點(diǎn)來(lái)管理任務(wù)，可以以不同清單或顏色來(lái)區(qū)分。
2、讓待辦清單有效運(yùn)作的幾個(gè)小訣竅
把那些只需要花費(fèi)幾分鐘就可以完成的微型任務(wù)放在批次處理清單；注意與管理倦怠感，安排休息時(shí)間；進(jìn)行每周回顧，評(píng)估各種目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)度、重新排列任務(wù)優(yōu)先級(jí)的必要性；避免陷入方法論的困境中，待辦清單是手段，目的是完成重要的事，讓生活更美好，而不是建立完美的清單；接受不完美，跌倒沒(méi)關(guān)系，站起來(lái)繼續(xù)走就好。
小結(jié)：待辦清單的目標(biāo)是確保你把有限的時(shí)間與注意力，集中在最重要的工作上，而不是完成所有工作，有效率不等于讓自己保持忙碌，而是根據(jù)你的短期與長(zhǎng)期目標(biāo)，去完成對(duì)的事情。
文/速讀G老師
